xml.pro — Regulamin

b6125028 · 2026-10-19

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji internetowej xml.pro (dalej „Aplikacja”), której dostawcą jest XML.PRO sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nad Wisłą 27, 04-987 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001269908, NIP 9522290444, REGON 545863680, kapitał zakładowy 125 000,00 zł (dalej „my”). Kontakt: kontakt@xml.pro. Pakiety Aplikacji sprzedajemy w sklepie internetowym buy.xml.pro (dalej „Sklep”); regulamin obejmuje także korzystanie ze Sklepu.

Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców — biur rachunkowych, firm i osób prowadzących działalność gospodarczą — i jest używana w związku z tą działalnością. Zakładając konto, oświadczasz, że korzystasz z Aplikacji jako przedsiębiorca lub w imieniu przedsiębiorcy, którego reprezentujesz.

Akceptacja regulaminu przy rejestracji (lub przy pierwszym logowaniu, jeśli konto powstało wcześniej) oznacza zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną na warunkach opisanych poniżej. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje osobno polityka prywatności.

2. Czym jest Aplikacja

Aplikacja służy do sprawdzania, przeglądania i analizy plików JPK, sprawozdań finansowych (e-SF), faktur KSeF i podobnych dokumentów: walidacji ze schematami, kontroli spójności, raportów, porównań i eksportów.

Wyniki działania Aplikacji mają charakter pomocniczy. Pozytywny wynik kontroli nie oznacza, że plik zostanie przyjęty przez organ ani że jest merytorycznie poprawny; wynik negatywny nie zastępuje własnej weryfikacji. Aplikacja nie świadczy usług doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego. Decyzje podejmowane na podstawie wyników — w tym o wysłaniu pliku do organu — podejmujesz samodzielnie i na własną odpowiedzialność.

3. Konto i dostęp

  • Konto jest przypisane do organizacji; jej właściciel nadaje role pozostałym użytkownikom i odpowiada za to, komu udziela dostępu.
  • Hasło i dane logowania są poufne. Nie udostępniaj konta innym osobom — każdy użytkownik powinien mieć własne konto.
  • Za działania wykonane po zalogowaniu na Twoje konto odpowiadasz Ty, chyba że wynikają one z naszego zawinienia.
  • Jeśli podejrzewasz, że ktoś nieuprawniony uzyskał dostęp do Twojego konta, zmień hasło i powiadom nas niezwłocznie.
  • Nie wolno wykorzystywać Aplikacji do działań niezgodnych z prawem, prób obejścia zabezpieczeń, przeciążania serwerów ani automatycznego pobierania treści bez naszej zgody.

4. Zamówienia, płatności, dostawa i rozliczenia

  • Zamówienie. Pakiet zamawiasz w Sklepie: wybierasz pakiet i ewentualne dopłaty, sprawdzasz podsumowanie z ceną netto, kwotą VAT i ceną brutto, podajesz dane do faktury, logujesz się do Aplikacji albo zakładasz w niej konto, wybierasz sposób płatności (płatność online albo przelew na rachunek), akceptujesz regulamin i składasz zamówienie przyciskiem „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”. Do chwili złożenia zamówienia możesz zmieniać jego zawartość.
  • Zawarcie umowy. Umowa o dostęp do pakietu na wybrany okres zostaje zawarta z chwilą złożenia zamówienia. Składając zamówienie, zobowiązujesz się zapłacić jego cenę brutto: przy płatności online od razu, przy przelewie na rachunek w ciągu 7 dni od złożenia zamówienia. Jeśli nie zapłacisz w terminie, anulujemy zamówienie, a umowa wygasa; nie dochodzimy wtedy zapłaty ani odszkodowania. Funkcje pakietu włączamy po otrzymaniu zapłaty. Stan zamówienia i płatności widzisz na stronie zamówienia w Sklepie; potwierdzenie wysyłamy także na adres e-mail konta.
  • Pakiety i ceny. Zakres pakietów (funkcje, liczba podmiotów, miejsce na pliki) i ich ceny podaje cennik. Ceny podajemy w złotych netto i brutto; podstawą rozliczenia jest kwota brutto. Za dany okres obowiązuje cennik z dnia złożenia zamówienia — późniejsza zmiana cennika nie dotyczy okresu już zamówionego.
  • Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy — od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Opłatę wnosisz z góry.
  • Pierwsza płatność obejmuje najbliższy pełny miesiąc kalendarzowy. Dostęp do funkcji pakietu otrzymujesz od chwili potwierdzenia płatności, a za pozostałą część miesiąca, w którym płacisz, nie pobieramy opłaty.
  • Bez automatycznego odnawiania. Nie obciążamy Cię cyklicznie — każdy kolejny miesiąc opłacasz sam, w miesiącach, w których pracujesz. Jeśli nie opłacisz kolejnego okresu, dostęp do funkcji pakietu wygasa z końcem okresu opłaconego; konto i dane organizacji pozostają na zasadach z punktu 5.
  • Dopłaty — dodatkowy podmiot lub kolejne 100 MB miejsca — możesz dokupić w każdej chwili. Dopłata wniesiona w trakcie miesiąca obejmuje cały ten miesiąc i jest pobierana w pełnej miesięcznej stawce, bez przeliczania na dni.
  • Zmiana pakietu. Przejście na wyższy pakiet działa od chwili opłacenia różnicy cen za bieżący miesiąc. Przejście na niższy pakiet albo zmniejszenie dopłat obowiązuje od kolejnego okresu — do końca bieżącego masz to, za co już zapłaciłeś. Niższy pakiet możesz wybrać, gdy liczba podmiotów i zajęte miejsce (łącznie z Koszem) mieszczą się w jego limitach; Aplikacja pokaże, co trzeba usunąć albo dokupić.
  • Metody płatności. Płatność online — przez operatora płatności Paynow (mBank S.A.): BLIK, szybki przelew z banku, karta Visa lub Mastercard, Google Pay, Apple Pay. Metody dostępne w danej chwili pokazujemy przy płatności. Nie przechowujemy danych Twoich kart płatniczych. Przelew na rachunek — po złożeniu zamówienia pokazujemy dane do przelewu: rachunek, kwotę i tytuł z numerem zamówienia; na życzenie także jako proformę do druku. Przelew wykonaj w ciągu 7 dni od złożenia zamówienia. Zamówienie nieopłacone w tym terminie anulujemy, a umowa wygasa bez dalszych skutków. Wpłatę otrzymaną po terminie, niepełną albo bez numeru zamówienia rozpatrujemy indywidualnie i kontaktujemy się z Tobą.
  • Dostawa. Usługę świadczymy wyłącznie drogą elektroniczną — nie wysyłamy niczego fizycznie i nie pobieramy kosztów dostawy. Funkcje opłaconego pakietu włączamy na Twoim koncie w Aplikacji automatycznie po potwierdzeniu płatności: przy płatności online zwykle w ciągu kilku minut, przy przelewie po zaksięgowaniu wpłaty na naszym rachunku, zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli dostęp nie pojawi się w ciągu 24 godzin od potwierdzenia płatności, napisz do nas (punkt 10).
  • Wymagania techniczne. Do korzystania ze Sklepu i Aplikacji potrzebujesz urządzenia z dostępem do internetu, aktualnej wersji przeglądarki Chrome, Edge, Firefox lub Safari z włączoną obsługą plików cookie i JavaScriptu oraz aktywnego adresu e-mail.
  • Faktury. Za każdą płatność wystawiamy fakturę VAT na dane podane w Aplikacji, w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), i przesyłamy ją także e-mailem. Akceptujesz otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. Za poprawność danych do faktury odpowiadasz Ty.
  • Zwroty. Opłaty za okres, w którym nie korzystałeś(-aś) z Aplikacji, nie zwracamy — chyba że uwzględnimy reklamację (punkt 10), skutecznie odstąpisz od umowy (punkt 11) albo zakończymy świadczenie usługi (punkt 8).

5. Twoje dane i kopie zapasowe

Pliki, które wgrywasz, oraz wyniki ich przetwarzania pozostają Twoją własnością. Wykorzystujemy je wyłącznie do dostarczenia funkcji Aplikacji.

Aplikacja nie jest archiwum ani systemem przechowywania dokumentów. Jesteś zobowiązany(-a) przechowywać oryginały wgrywanych plików oraz ich kopie zapasowe na własnych nośnikach, poza Aplikacją. Nie gwarantujemy, że wgrane pliki i wygenerowane wyniki będą dostępne w Aplikacji bezterminowo — możemy je usunąć po zakończeniu umowy, po dłuższym okresie nieaktywności konta lub gdy wymaga tego zmiana Aplikacji, o czym w miarę możliwości uprzedzimy.

6. Bezpieczeństwo i poufność

Dokładamy starań, aby Twoje dane pozostały poufne i bezpieczne. Stosujemy obecnie następujące środki:

  • Szyfrowane połączenie — cała komunikacja z Aplikacją odbywa się przez HTTPS (TLS); połączenia nieszyfrowane są przekierowywane na szyfrowane.
  • Hasła — przechowywane wyłącznie jako nieodwracalny skrót (argon2id); nikt, także my, nie zna Twojego hasła. Minimalna długość hasła to 12 znaków.
  • Sesje — identyfikator sesji w pliku cookie niedostępnym dla skryptów (HttpOnly), z ograniczonym czasem ważności; wylogowanie unieważnia sesję po stronie serwera.
  • Izolacja danych organizacji — dane każdej organizacji przechowywane są w wydzielonej bazie danych, a dostęp do nich mają wyłącznie użytkownicy tej organizacji zgodnie z rolami.
  • Serwer — zapora sieciowa przepuszczająca wyłącznie ruch WWW i administracyjny, blokowanie prób odgadywania haseł (fail2ban), dostęp administracyjny tylko kluczem SSH (bez haseł), automatyczne aktualizacje bezpieczeństwa systemu.
  • Izolacja procesu — Aplikacja działa jako nieuprzywilejowany proces z ograniczonym dostępem do systemu plików i bez możliwości podniesienia uprawnień.
  • Rozdzielone środowiska — środowisko testowe (dev) jest oddzielone od produkcyjnego; dane produkcyjne nie są kopiowane do testowego.
  • Kopie zapasowe systemu — dane kont i konfiguracja są codziennie kopiowane do zewnętrznego magazynu w postaci zaszyfrowanej. Kopie te służą odtworzeniu Aplikacji po awarii i nie obejmują wgrywanych przez Ciebie plików (patrz punkt 5).
  • Logi dostępu — żądania do Aplikacji są rejestrowane (adres IP, czas, ścieżka) i przechowywane do 90 dni, co pozwala wykrywać nadużycia.

Środki te rozwijamy w miarę rozwoju Aplikacji; aktualna lista jest zawsze w bieżącej wersji regulaminu. Żaden system nie daje jednak pełnej gwarancji bezpieczeństwa — patrz punkt 7.

7. Odpowiedzialność

Świadczymy usługę z należytą starannością, ale — w granicach dopuszczonych prawem — nie ponosimy odpowiedzialności za:

  • utratę, uszkodzenie lub niedostępność wgranych plików i wyników — obowiązek posiadania własnych kopii spoczywa na Tobie (punkt 5);
  • skutki ataków osób trzecich — w tym włamania, nieuprawnionego dostępu, wycieku lub zniszczenia danych, ataków typu DDoS i złośliwego oprogramowania — o ile zastosowaliśmy środki opisane w punkcie 6 i nie doszło do nich z naszej winy umyślnej;
  • przerwy w dostępności Aplikacji spowodowane pracami serwisowymi, awarią dostawcy hostingu, łączy lub innymi okolicznościami poza naszą kontrolą (siła wyższa);
  • skutki decyzji podjętych na podstawie wyników działania Aplikacji, w tym błędnie wysłanych, odrzuconych lub niewysłanych dokumentów, oraz kary, odsetki i inne obciążenia nałożone przez organy;
  • błędy wynikające z wgrania niepoprawnych, niepełnych lub nieaktualnych plików;
  • działania osób, którym udostępniłeś(-aś) konto lub którym nadano dostęp w Twojej organizacji;
  • utracone korzyści oraz szkody pośrednie.

Jeśli mimo to ponosimy odpowiedzialność, jest ona ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego nam za Aplikację w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a przy korzystaniu bezpłatnym — wyłączona. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym obowiązków wynikających z RODO. O naruszeniu ochrony danych, które może dotyczyć Twoich danych, poinformujemy Cię zgodnie z prawem.

Jeżeli przysługują Ci uprawnienia konsumenta (punkt 11), ograniczenia z tego punktu nie ograniczają Twoich uprawnień z tytułu niezgodności usługi z umową.

8. Dostępność i zmiany Aplikacji

Staramy się, aby Aplikacja była dostępna stale, ale nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności. Prace serwisowe planujemy poza godzinami pracy i w miarę możliwości zapowiadamy je w Aplikacji. Możemy zmieniać, rozwijać, a także wycofywać poszczególne funkcje. O zakończeniu świadczenia usługi w całości poinformujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, dając czas na pobranie danych. Za opłacony, a niewykorzystany z tego powodu okres zwrócimy Ci proporcjonalną część opłaty.

9. Rozwiązanie umowy

Możesz w każdej chwili zakończyć korzystanie z Aplikacji, usuwając konto lub pisząc do nas. Możemy zablokować lub usunąć konto, które narusza regulamin lub prawo, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w rażących przypadkach — bez wezwania. Po zakończeniu umowy dane konta i pliki organizacji są usuwane zgodnie z polityką prywatności.

10. Reklamacje

Reklamację dotyczącą działania Aplikacji albo rozliczeń zgłoś e-mailem na kontakt@xml.pro. Podaj w niej adres e-mail konta, opis problemu — co się stało i kiedy, najlepiej z godziną — oraz czego oczekujesz.

  • Odpowiadamy e-mailem w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Jeśli do jej rozpatrzenia potrzebujemy dodatkowych informacji, poprosimy Cię o nie.
  • Gdy uwzględnimy reklamację, usuwamy przyczynę problemu, a jeśli to niemożliwe lub nie nastąpi w rozsądnym czasie — obniżamy albo zwracamy opłatę za okres, którego reklamacja dotyczy.
  • Jeżeli przysługują Ci uprawnienia konsumenta (punkt 11), reklamację rozpatrujemy także według przepisów ustawy o prawach konsumenta o niezgodności usługi cyfrowej z umową; postanowienia regulaminu nie ograniczają tych uprawnień.

11. Odstąpienie od umowy

Aplikacja jest przeznaczona dla przedsiębiorców (punkt 1). Jeżeli jednak jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a umowa jest bezpośrednio związana z Twoją działalnością, ale nie ma dla Ciebie charakteru zawodowego — wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności wpisanego do CEIDG — przysługują Ci uprawnienia konsumenta przewidziane w art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, w tym prawo odstąpienia od umowy.

  • Możesz odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny. Wystarczy, że przed upływem terminu wyślesz oświadczenie e-mailem na kontakt@xml.pro; możesz skorzystać ze wzoru formularza z załącznika nr 2 do ustawy, ale nie musisz.
  • Zwracamy otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą, którą zapłaciłeś(-aś), chyba że uzgodnimy inną.
  • Jeżeli przy zakupie zażądasz rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu na odstąpienie, a potem od umowy odstąpisz, zapłacisz za usługę świadczoną do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do ceny za cały okres.
  • Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli usługa za opłacony okres została w pełni wykonana za Twoją wyraźną i uprzednią zgodą, a przed jej rozpoczęciem zostałeś(-aś) poinformowany(-a), że po jej wykonaniu utracisz prawo odstąpienia, i przyjąłeś(-ęłaś) to do wiadomości.

12. Zmiany regulaminu

Gdy zmienimy treść regulaminu, przy najbliższym logowaniu poprosimy Cię o zapoznanie się z nową wersją i jej akceptację; bez akceptacji dalsze korzystanie z Aplikacji nie jest możliwe. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /regulamin.

13. Postanowienia końcowe

Umowa podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla naszej siedziby, z zastrzeżeniem przepisów, których nie można wyłączyć umową — w tym ochrony przysługującej osobom wskazanym w punkcie 11. Jeżeli któreś z postanowień okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.

Wersja regulaminu: 2026-10-10

Polityka prywatności · Przejdź do logowania