xml.pro — Polityka prywatności

1. Administrator danych

Polityka dotyczy aplikacji xml.pro, strony xml.pro oraz sklepu internetowego buy.xml.pro, w którym sprzedajemy pakiety aplikacji (dalej „Sklep”). Administratorem danych osobowych ich użytkowników jest XML.PRO sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nad Wisłą 27, 04-987 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001269908, NIP 9522290444, REGON 545863680, kapitał zakładowy 125 000,00 zł (dalej „my”). W sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres kontakt@xml.pro.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

• Dane konta — adres e-mail, imię i nazwisko (jeśli je podasz), hasło przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu, rola w organizacji. Przy logowaniu przez Google: stały identyfikator Twojego konta Google oraz adres e-mail i nazwa przekazane przez Google.
• Dane zamówień i rozliczeń — dane do faktury (nazwa firmy, NIP lub numer VAT, adres, adres e-mail do faktur), zawartość i historia zamówień, status płatności i jej identyfikator nadany przez operatora płatności. Nie otrzymujemy danych Twoich kart płatniczych ani danych logowania do banku.
• Dane techniczne — adres IP, dane przeglądarki, czas i adres żądania zapisywane w logach serwera oraz identyfikator sesji w pliku cookie.
• Pliki wgrywane do aplikacji — pliki JPK, sprawozdania finansowe (e-SF), faktury KSeF i inne dokumenty, które wgrywasz w celu ich sprawdzenia lub analizy. Mogą one zawierać dane osobowe Twoich klientów, kontrahentów i pracowników (patrz punkt 4).
• Narzędzia publiczne (walidator, anonimizator) — pliki są przetwarzane w pamięci serwera i nie są zapisywane; w logu zostaje jedynie nazwa pliku i wynik.

Dane pochodzą od Ciebie (formularz rejestracji, ustawienia konta, zamówienia w Sklepie, wgrywane pliki), od Google (jeśli logujesz się przez Google), od operatora płatności (status płatności), z publicznych rejestrów — rejestru REGON i wykazu podatników VAT — gdy na podstawie podanego NIP uzupełniamy dane do faktury, oraz z Twojej przeglądarki (dane techniczne).

3. Cele i podstawy prawne

• Prowadzenie konta i świadczenie usługi — logowanie, przechowywanie projektów i plików, generowanie raportów; podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Sprzedaż pakietów — przyjęcie i realizacja zamówienia, obsługa płatności, włączenie pakietu, przypomnienia o końcu opłaconego okresu, reklamacje; podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wypełnianie obowiązków prawnych — rozliczenia, rachunkowość, odpowiadanie na żądania uprawnionych organów; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom — logi serwera, ochrona przed nieuprawnionym dostępem, ograniczanie wielokrotnych okresów próbnych; podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyki użycia i rozwój aplikacji — zbiorcze, nieidentyfikujące dane o korzystaniu z funkcji; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt — odpowiedzi na Twoje wiadomości; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani nie profilujemy użytkowników.

4. Dane w plikach Twoich klientów

Jeśli wgrywasz do aplikacji pliki zawierające dane osobowe osób trzecich (np. JPK z danymi kontrahentów, sprawozdania, faktury), to Ty lub Twoja organizacja jesteście administratorem tych danych, a my — podmiotem przetwarzającym, działającym na Twoje polecenie. Zakres i zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych. Przetwarzamy te dane wyłącznie w celu dostarczenia funkcji aplikacji, nie wykorzystujemy ich do własnych celów i nie udostępniamy ich nikomu poza podwykonawcami wymienionymi w punkcie 5.

Dane każdej organizacji przechowywane są w wydzielonej bazie danych; dostęp do nich mają wyłącznie użytkownicy tej organizacji zgodnie z nadanymi rolami.

5. Komu przekazujemy dane

• Dostawca hostingu — serwery, na których działa aplikacja, znajdują się na terenie Unii Europejskiej.
• Operator płatności Paynow (mBank S.A.) — przy płatności przekazujemy kwotę, opis zamówienia i adres e-mail; dane potrzebne do przeprowadzenia płatności podajesz bezpośrednio operatorowi, który przetwarza je jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności.
• Biuro rachunkowe — prowadzące nasze księgi, w zakresie danych z faktur i rozliczeń.
• Google — wyłącznie jeśli logujesz się przez konto Google; Google przetwarza dane logowania zgodnie z własną polityką prywatności.
• Dostawcy bibliotek i czcionek (CDN) — strony aplikacji pobierają część zasobów (arkusze stylów, skrypty, czcionki Google Fonts) z serwerów zewnętrznych dostawców; w trakcie pobierania Twój adres IP trafia do tych dostawców.
• Organy publiczne — gdy zobowiązuje nas do tego prawo.

Nie sprzedajemy danych ani nie przekazujemy ich do celów marketingowych osobom trzecim.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta — do usunięcia konta, a po nim przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane zamówień i faktury — przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (przepisy podatkowe i o rachunkowości), a w razie sporu — do jego zakończenia.
• Logi serwera — do 90 dni.
• Pliki i projekty — do ich usunięcia przez Ciebie lub Twoją organizację albo do usunięcia konta organizacji.
• Kopie zapasowe — dane mogą pozostać w kopiach zapasowych przez ograniczony czas po usunięciu, po czym są nadpisywane.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@xml.pro. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Pliki cookie

Używamy wyłącznie własnych plików cookie, niezbędnych do działania:

• sesja — identyfikator zalogowanej sesji w aplikacji;
• logowanie przez Google — jednorazowy znacznik zabezpieczający powrót z Google, usuwany po zalogowaniu;
• preferencje wyglądu — motyw, widok i sortowanie list, nagłówki tabel, ukryte komunikaty („nie pokazuj ponownie”);
• koszyk Sklepu — identyfikator koszyka i zamówienia w buy.xml.pro;
• zakup w toku — podpisany znacznik, który po zalogowaniu lub założeniu konta prowadzi z aplikacji z powrotem do zamówienia w Sklepie; wygasa po 30 minutach.

Strony informacyjne xml.pro (strona główna, cennik, blog, kontakt) nie ustawiają plików cookie. Nie stosujemy plików cookie śledzących, analitycznych ani reklamowych, dlatego nie prosimy o zgodę na cookies. Możesz je zablokować w przeglądarce, ale wtedy logowanie i zakupy nie będą działać.

9. Zmiany polityki

Gdy zmienimy treść polityki, przy najbliższym logowaniu poprosimy Cię o ponowne zapoznanie się z nią i potwierdzenie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.